Tugas Softskil Materi Mengenai SDM dan Organisasi

Sub : Bentuk-bentuk struktur organisasi badan usaha

PD.“Al-Hally” Galeri Muslim berdiri pada tahun 2004 oleh Bapak H.Sobirin
yang berpusat di Ruko Taman Wisata Blok A 15 No. 7 Depan Marakash Square
Pondok Ungu Permai Bekasi Utara dan memiliki 2 cabang. Salah satunya terletak di
Ruko Villa Mutiara Gading 2 Blok R1 No. 16 Tambun Bekasi. Tenaga kerja yang
dipekerjakan PD.”Al-Hally” berjumlah 12 orang.

PD.“Al-Hally” yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
perdagangan. Dengan motto “Alhamdulillah, Berkah, Melimpah”. PD.“Al-Hally”
membangun kepercayaan terhadap member-member yang dimiliki. Dengan
menyadari bahwa sangat tidak mudah untuk bersaing dengan perusahaan-perusahaan
yang bergerak di bidang yang sama. PD.”Al-Hally” mencoba untuk lebih fokus
dalam pelayanan dan memberikan solusi yang terbaik bagi member-member.
PD.”Al-Hally” dengan aktif mendengarkan dan belajar untuk memahami apa yang
menjadi kebutuhan utama dari member-member.

Struktur Organisasi

Perusahaan merupakan suatu organisasi yang mempunyai tujuan baik dalam
jangka pendek maupun jangka panjang yang akan dicapai. Agar dapat mencapai
tujuan tersebut diperlukan koordinasi dan kerjasama antar fungsi yang ada didalam
perusahaan.

Pembagian tugas dan tanggungjawab merupakan bagian yang terpenting
didalam perusahaan sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan. Untuk itu diperlukan struktur organisasi yang jelas dalam
menspesifikasikan tugas dan tanggungjawab manajemen pada semua tingkat dalam
organisasi.

Struktur organisasi yang terdapat pada PD.”Al-Hally” berbentuk fungsional
dimana struktur wewenangnya berupa garis yang menunjukkan bahwa masingmasing
fungsi bertanggungjawab pada satu atsan.
`Berikut ini struktur organisasi PD.”Al-Hally” :

Bagan Struktur Organisasi PD. “Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi

C. Pembagian Tugas dan Wewenang

Berikut tugas dan wewenang dari masing-masing unit yang terdapat pada
PD.”Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi :

a. Direktur Utama
Membawahi: Manajer Pemasaran, Manajer Administrasi dan Keuangan, Manajer Pembelian dan Gudang

Tugas:
 Membuat rencana pengembangan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek & panjang
 Bertanggung jawab penuh atas tugasnya untuk kepentingan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya

Wewenang:
 Mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan
 Menunjuk, mengangkat dan memberhentikan manajer
 Menandatangani permintaan pengeluaran kas
 Menetapkan pencapaian tujuan untuk jangka panjang
 Mengambil keputusan dan strategi bagi perusahaan

b. Manajer Pemasaran
Bertanggung jawab kepada: Direktur utama Membawahi: Bagian Penjualan

Tugas:
 Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang menyangkut pemasaran
 Memonitoring dan mengarahkan proses-proses pemasaran
 Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran

Wewenang:
 Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan kebijakan pemasaran serta pengadaan barang

c. Bagian Penjualan
Bertanggung jawab kepada: Manajer Pemasaran

Tugas:
 Bertanggungjawab kepada direktur pemasaran
 Mengkoordinir penjualan agar memenuhi target
 Menyusun rencana penjualan
 Mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar
 Menganalisa laporan penjualan & mengadakan evaluasi serta memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan

Wewenang:
 memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan

d. Manajer Administrasi dan Keuangan
Bertanggung jawab kepada: Direktur Utama

Tugas:
 Melakukan verifikasi ulang atas semua bukti penerimaan dan pengeluaran kas

 Melakukan verifikasi atas semua buku penjualan tunai, faktur penjualan dan nota pembelian serta bukti barang dari perusahaan ke konsumen

Wewenang:
 Menandatangani seluruh dokumen yang berkaitan dengan aministrasi perusahaan
 Membuat evaluasi kegiatan perusahaan bidang keuangan

e. Manajer Pembelian dan Gudang
Bertanggung jawab kepada: Direktur Utama Membawahi: Bagian Pembelian dan Bagian Gudang

Tugas:
 Menandatangani segala urusan pembelian, penerimaan, dan gudang.
 Bertanggung jawab atas segala urusan yang berhubungan dengan pembelian

Wewenang:
 Memberikan kebijaksanaan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan gudang

f. Bagian Pembelian
Bertanggung jawab kepada: Direktur Pembelian dan Gudang

Tugas:
 Mementukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang
 Mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih

Wewenang:
 Membuat pemesanan pembelian dan memesan barang kepada pemasok
 Membuat pembelian yang befungsi untuk menambah stok barang

g. Bagian Gudang
Bertanggung jawab kepada: Manajer Pembelian dan Gudang
Tugas:
 Mempersiapkan barang yang akan dikirim
 Bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan
 Mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang

Wewenang:
 Memeriksa penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin melakukan retur penjualan
 Mengontrol retur penjualan dan retur pembelian

Prosedur Sistem Berjalan

A. Prosedur Penyerahan Absen
Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan kartu
absen. Kartu absen tersebut dikumpulkan setiap akhir bulan oleh karyawan ke
bagian Keuangan untuk direkap. Selanjutnya setelah rekapitulasi, kartu absen
dan rekapitulasi absen karyawan tersebut diarsipkan.

B. Prosedur Penghitungan Gaji
Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian Keuangan dengan terlebih
dahulu melihat arsip data karyawan, dilanjutkan dengan melihat arsip
rekapitulasi absen dan arsip bonus. Kemudian gaji total dibuat rekapitulasinya
oleh bagian Keuangan dan selanjutnya meminta persetujuan ke Direktur. Dari
persetujuan Direktur, rekapitulasi dikembalikan ke bagian Keuangan untuk
diarsipkan, begitu dengan data gaji karyawan.