SISTEM INFOMASI SDM
(sistem infomasi dalam
perencanaan kompensasi)
A.
LATAR BELAKANG
Dalam sebuah
perusahaan tentu memiliki fungsi sumber daya manusia atau yang dulu lebih
dikenal adalah fungsi personalia, fungsi SDM dalam perusahaan adalah menangani
banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan.
Manajemen
Sumber Daya Manusia merupakan pilar fungsi utama organisasi dalam mendukung
pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-keputusan
sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai sumber
daya manusia yang baik. Sebuah konsep yang digunakan dalam mengelola personil
tersebut adalah system infomasi sumber daya manusia (HRIS).
HRIS merupakan
prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil dan memvalidasi
data oleh organisasi mengenai sumber daya manusia, dan kegiatan-kegiatan
personalia
System
informasi sumber daya manusia memiliki keragaman aplikasi yang membedakan dari
system informasi lainnya, yaitu tercermin dalam keragaman subsistem output,
yaitu :
1.
subistem
perencanaan angkatan kerja
2.
subsistem
perekrutan
3.
subsistem
manajemen angkatan kerja
4.
subsistem
kompensasi
5.
subistem
tunjangan
6.
subsistem
laporan lingkungan
Dalam model
system informasi sumber daya manusia subsistem keluaran / output kompensasi
merupakan salah satu bagian terpenting dalam sebuah organisasi / perusahaan,
data yang diperoleh digunakan oleh perusahaan dan para manajer untuk membuat
dan menetapkan strategi, kebijakan dan rencana kerja yang berkaitan dengan
kebijakan kompensasi guna meningkatkan kinerja pegawai dan daya saing
perusahaan.
kompensasi karyawan mempunyai dua komponen,
pertama pembayaran keuangan langsung dalam bentuk upah, gaji, insentif, komisi,
dan bonus, kedua pembayaran tidak langsung dalam bentuk tunjangan keuangan
seperti asuransi dan uang liburan yang dibayarkan perusahaan.
B.
PERMASALAHAN
Dalam abad
modern saat ini masalah kompensasi akan menjadi
salah satu faktor penentu dalam kesuksesan atau kegagalan organisasi
perusahaan untuk memelihara dan mendapatkan tenaga kerja yang terampil dan
memiliki daya saing. Setiap organisasi dituntut untuk dapat memilki
tenaga-tenaga profesional yang setia agar dapat meningkatkan produktifitas yang
tentunya akan membantu organisasi mencapai tujuannya. Dalam masalah ini maka
perlunya sebuah organisasi perusahaan untuk dapat memberikan kompensasi yang
wajar dan menjunjung keadilan. Oleh karena itu, untuk pendukung dan membantu
pimpinan dalam proses pengambilan keputusan mengenai kompensasi agar menghasilkan keputusan yang baik dan benar,
maka diperlukannaya sebuah sistem infomasi yang akurat dan tepat.
Dalam mengambil
keputusan kompensasi, tingkat gaji dan pemberian insentif diperlukan suatu
analisa berdasarkan infomasi yang dimiliki oleh pengambil keputusan.
Pengambilan keputusan berdasarkan informasi sangat penting karena merupakan
substitusi dari kendala atau resiko yang melingkupi proses pengambilan
keputusan. Sistem informasi merupakan bagian dari suatu informasi dan
organisasi selalu membutuhkan sistem-sistem informasi untuk mengumpulkan data, mengolah
dan menyimpan data serta menyalurkan suatu informasi. Dengan informasi-informasi
tersebut berarti telah membantu suatu pimpinan didalam pengambilan keputusan
yang benar. Pengambilan keputusan merupakan suatu pendekatan yang sistematis terhadap
suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data merupakan tindakan yang paling tepat.
Pengelolaan
kekayaan manusia yang efektif membutuhkan informasi. Metode baru pencatatan,
pengklasifikasian, dan pengolahan data yang menyangkut sumber-sumber daya
manusia harus dikembangkan. Metode pelaporan informasi pada manajemen harus
direvisi untuk menempatkan faktor manusia, sehingga faktor ini akan diberi
pertimbangan yang memadai mengenai keputusan manajemen.
I.
Pengertian Sistem Informasi sumber daya manusia
Sistem informasi sumber
daya manusia / HRIS
·
Sistem
Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah sistem yang mendukung
proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System
dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang
disediakan merupakan informasi yang disimpan dimulai dari informasi mengenai
kebutuhan akan pegawai dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai,
informasi data pegawai, informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian
dari organisasi tersebut, dan informasi mengenai pemberhentian pegawai.
(USU.20).
A.Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia memberikan informasi kepada seluruh
manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. HRIS
sebagaiunit organisasi yang terdiri dari personel yang mengolah data sumber
daya manusia dengan menggunakan teknologi komputer dan non computer.
Tiap perusahaan memiliki sistem untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah
data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.
Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource
information system) atau HRIS.
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan
antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi
informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan
bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal
perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan
sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Secara
keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari
aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui
satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya
dengan bentuk aplikasi lainyang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi
ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
A. Fungsi Sumber
Daya Manusia
Fungsi sumber
daya manusia memiliki empat kegiatan utama :
1.
Perekrutan dan
Penerimaan (recruitment and hiring). SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan
dengan memasang iklan lowongan kerja di Koran, dll. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yangmempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2.
Pendidikan dan
Pelatihan. Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program
pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan
keahlian kerja pegawai.
3.
Manajemen Data. SDM menyimpan
database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk
memenuhi kebutuhan informasi
4.
Penghentian dan
Administrasi Tunjangan. Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima
paket tunjangan seperti, RS, Asuransi dokter gigi, dan pembagian keuntungan
yang semakin sulit administrasinya.
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia adalah suatu program aplikasi komputer berisikan program
(sistem) tentang manajemen Sumber Daya Manusia yang dapat membantu kelancaran perusahaan
dalam mencapai tujuannya, karena program aplikasi ini dapat memproses data secara
cepat dan akurat pula.
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia membentuk wahana pengumpulan, peringkasan dan penganalisaan
data yang berhubungan erat dengan Sumber Daya Manusia. Sumber Daya yang bertalian
dengan fungsi-fungsi SDM sangatlah banyak. Sebagai contoh, penilaian Sumber
Daya Manusia melibatkan penyimpanan catatan-catatan ikhwal para pegawai di
seluruh organisasi. SISDM (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia) merupakan
sebuah aplikasi data base Client Server (berbasis jaringan) adapun beberapa
data yang diolah antara lain :
1. Data SDM
~ Biografi
~ Keluarga
~ Pekerjaan
~ Cuti
~ Pendidikan
~ Keahlian
~ Bahasa
~ Bakat
~ Kursus
~ Minat
~ Nilai Diklat
2. Mutasi
~ jabatan
~ Pangkat atau
golongan
3. Masa Pensiun
4.
Laporan-Laporan terkait
A.
Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi SDM
merupakan serangakaian proses yang mencakup pada pengumpulan bahan,
peringkasan, dan penganalisaan data berhubungan erat dengan manajemen SDM dan
perencanaan SDM. Aktifitas-aktifitas recruitmen, seleksi pelatihan dan pengembangan,
manajer karir, kompensasi dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang
tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan-keputusan. Sistem informasi sumber
daya manusia dirancang untuk membantu para manajer membantu membuat keputusan-keputusan
yang lebih efektif. Oleh karena itu, jika hal ini merupakan penyerobotan privasi
pribadi, informasi tersebut hendaknya tidak dimasukan SISDM.
Sebagai alat penilaian
suplai SDM, sistem informasi SDM memungkinkan perusahaan menyimpan data
persediaan tenaga ahli (skill inventory) dan persediaan manajemen (manajemen
inventory) dalam cara paling sesuai dengan kebutuhan perencanaan SDM.
Manfaat-manfaat khusus dari system informasi SDM adalah menilai suplai SDM
yangmeliputi:
1.
Memeriksa kapabilitas karyawan-karyawan saat ini guna mengisi
kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan.
2.
Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan
akan dipromosikan, akan pension atau akan diberhentikan.
3.
Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas
pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatat, ketidakhadiran,
kinerja, dan masalah yang tinggi yang melebihi kadar normal.
4.
Mempelajari komposisi usia, suku, dan jenis kelamin dari berbagai
pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
5.
Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan recruitment, seleksi,
pelatihan, dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu
mkaryawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan pekerjaan.
6.
Perencanaan sumber daya manusia untuk mengantisipasi
pergantian-pergantian dan promosi-promosi.
7.
Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa
besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan,dan biaya-biaya
financial dari setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, dan
biaya-biaya financial dari setiap kenaikan-kenaiakan gaji dan
perubahan-perubahan kompensasi.
8.
Riset sumber daya manusia untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan,
seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran, atau menemukan tempat yang
paling produktif guna mencapai calon-calon baru.
9.
Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kerja individu
dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.
Proses dalam ruang lingkup
manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses yang dinamis mengikuti
perubahan yang terjadi dalam suatu pemerintahan. Dimana keadaan yang dinamis
tersebut akan banyak berpengaruh pada teknologi sisteminformasi yang akan digunakan.
Oleh sebab itu proses apa yang dapat dilakukan oleh sebuah sistem sumber daya manusia
akan sangat banyak tergantung pada model data yang dibentuk untuk kebutuhan tersebut.
umumnya pada sebuah sistem kepegawaian, terdapat suatu bentuk model data, yang pada
dasarnya mencakup proses-proses yang berhubungan dengan hal sebagai berikut :
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
2. Administrasi Personalia
3. Kompensasi dan Benefit
4. Kinerja Personel
5. Pendidikan dan Pelatihan
6. Pemutusan Hubungan Kerja/Pensiun
Dimana keenam proses tersebut diatas adalah proses-proses yang
berhubungan dengan kegiatan manajemen kepegawaian disuatu pemerintahan. Dimulai
dari sejak menentukan kebutuhan tenaga kerja, pemenuhan kebutuhan tersebut (recruitment),
sampai dengan berakhirnya masa kerja seorang pegawai.
II.
Kompensasi dalam Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia
- Pengertian
Kompensasi didefinisikan sebagai :
o
Menurut Flippo (1987:75-76) dalam bukunya “Prinsiple of Personal Management” menulis bahwa kompensasi adalah
harga untuk jasa yang diterima atau diberikan oleh orang lain bagi kepentingan
seseorang atau Badan Hukum. Sedangkan menurut Dessler dalam bukunya Manajemen
Sumber Daya Manusia jilid II (1998: 85) menyatakan kompensasi karyawan adalah
setiap bentuk pembayaran atau imbalan yang diberikan kepada karyawan dan timbul
dari dipekerjakannya karyawan itu, dan kompensasi karyawan mempunyai dua
komponen, pertama pemba-yaran keuangan langsung dalam bentuk upah, gaji,
insentif, ko-misi, dan bonus, kedua pembayaran tidak langsung dalam ben-tuk
tunjangan keuangan seperti asuransi dan uang liburan yang dibayarkan
perusahaan.
o
Dewan
Penelitian Pengupahan Nasional dalam (Husnan 1990: 138) mendefinisikan bahwa
upah adalah suatu penerimaan sebagai suatu imbalan dari pemberi kerja kepada
penerima kerja untuk suatu pekerjaan/jasa yang telah dan akan dilakukan
ber-fungsi sebagai jaminan kelangsungan kehidupan yang layak bagi kemanusiaan
dan produksi, upah dinyatakan/dinilai dalam ben-tuk uang yang ditetapkan
menurut suatu persetujuan, undang-undang dan peraturan serta dibayarkan atas dasar suatu perjanjian kerja
antara pemberi kerja dan penerima kerja.
Salah satu bentuk kompensasi
adalah gaji, definisis gaji yaitu
Gaji adalah
suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur
kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut
sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan
jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada
seorang pegawai.
B. Evaluasi
jabatan dan sistem kompensasi
Kompensasi merupakan salah
satu faktor penting bagi kelangsungan kerja karyawan di perusahaan yang
pengaruhnya pada kepuasan kerja, loyalitas atau pun aspek kerja lainnya. Didalam
masa krisis keuangan ini, bagaimanakah perusahaan menerapkan kebijakan kompensasinya
agar aktivitas perusahaan terus berlangsung dan karyawanpun tidak menganggur.
Sudah menjadi wacana umum bahwa kompensasi dan benefit merupakan alat untuk
mendapatkan dan mempertahankan karyawan terbaik di perusahaan. Meskipun ada faktor
lain yang menjadi pertimbangan karyawan untuk loyal di suatu tempat, tidak dipungkiri
bahwa kompensasi yang menarik merupakan salah satu alasan bagi karyawan untuk
bertahan. Hasil survei WorkAsia 2007/2008 yang sempat dirilis konsultan sumber
dayamanusia (SDM), Watson Wyatt, menyimpulkan, pendorong utama keterikatan
karyawan di perusahaan adalah fokus kepada pelanggan, kompensasi dan benefit,
serta komunikasi.
Compensation and Benefit berfungsi
untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang
diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.Penilaian kinerja
merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan
dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung
jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai
hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat
ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami
percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang
sudah disusun akan menjadi sia-sia.
Kompensasi adalah seluruh
imbalan yang diterima karyawan atas hasil kerja karyawan tersebut pada
organisasi. Kompensasi bisa berupa fisik maupun non fisik dan harus dihitung
dan diberikan kepada karyawan sesuai dengan pengorbanan yang telah diberikannya
kepada organisasi / perusahaan tempat ia bekerja
Perusahaan dalam memberikan kompensasi kepada para pekerja
terlebih dahulu melakukan penghitungan kinerja dengan membuat sistem penilaian
kinerja yang adil. Sistem tersebut umumnya berisi kriteria penilaian setiap
pegawai yang ada misalnya mulai dari jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan,
kecepatan kerja, komunikasi dengan pekerja lain, perilaku, pengetahuan atas
pekerjaan, dan lain sebainya.
Para karyawan
mungkin akan menghitung-hitung kinerja dan pengorbanan dirinya dengan
kompensasi yang diterima. Apabila karyawan merasa tidak puas dengan kompensasi yang
didapat, maka dia dapat mencoba mencari pekerjaan lain yang memberi kompensasi lebih
baik. Hal itu cukup berbahaya bagi perusahaan apabila pesaing merekrut /
membajak karyawan yang merasa tidak puas tersebut karena dapat membocorkan
rahasia perusahaan / organisasi.
Kompensasi yang
baik akan memberi beberapa efek positif pada organisasi / perusahaan sebagai
berikut di bawah ini :
·
Mendapatkan karyawan berkualitas baik
·
Memacu pekerja untuk bekerja lebih giat dan meraih prestasi
gemilang
·
Memikat pelamar kerja berkualitas dari lowongan kerja yang ada
·
Mudah dalam pelaksanaan dalam administrasi maupun aspek hukumnya
·
Memiliki keompetitor
Sistem
pemberian imbalan (kompensasi) merupakan hal yang penting dalam organisasi
perusahaan. Alasan yang mendasari pendapat ini antara lain karena seringkali
imbalan adalah merupakan biaya dengan proporsi terbesar yang harus dikeluarkan
oleh perusahaan. Bisa merupakan daya tarik untuk mendapatkan karyawan yang baik
(bermutu). Perangsang bagi karyawan untuk meningkatkan prestasi kerjanya Bisa
menghindari munculnya ketidakpuasan kerja, atau dengan kata lain bisa meningkatkan
motivasi kerja serta loyalitas karyawan terhadap perusahaan, cara untuk
menyusun struktur kompensasi yang dapat memenuhi persyaratan internal dan eksternal
konsistensi adalah dengan mengunakan evaluasi jabatan.
Sistem
kompensasi upah harus dapat menjamin keadilan internal dan eksternal, untuk
mencapai itu maka ada bebrapa syarat dan langkah-langkah yang harus ditempuh
yaitu :
- Lakukan sebuah survey gaji tentang beberapa
pembayaran organisasi lain untuk pekerjaan sebanding.
- Tentukanlah nilai dari masing-masing pekerjaan dalam
orga-nisasi melalui evaluasi jabatan.
- Kelompokkan pekerjaan-pekerjaan serupa kedalam tingkat upah.
- Tetapkan harga masing-masing tingkat pembayaran
dengan menggunakan kurva upah.
- Tentukan dengan tepat tarif upah.
C. Proses penentuan kompensasi
1. Penentuan
Sasaran jabatan.
Output jabatan
haruslah menjadi syarat bagi pemegang jabatan, juga dalam penetapan imbalan.
Dikenai adanya 3 kategori sasaran jabatan, yaitu : sasaran rutin, sasaran
pemecahan persoalan, sasaran pembaharuan.
2. Evaluasi
jabatan
Penentuan nilai
jabatan, relatif terhadap jabatan lainnya yang ada dalam satu perusahaan perlu
dilakukan sebagai dasar untuk menentukan besarnya imbalan yang adil
3. Survey
Upah
Penelitian untuk
mengetahui standard upah yang berlaku pada perusahaan- perusahaan sejenis di
daerah tempat perusahaan berada perlu dilakukan untuk bisa menentukan besamya
imbalan yang kompetitif.
4. Penetapan
kebijakan
Kebijakan
mengenai sistem imbalan ditetapkan oleh perusahaan, dengan memperhatikan
beberapa faktor antara lain:
- Peraturan
Pemerintah
- Hukum
- Kondisi
Ekonomi
- Kondisi
Pasar Tenaga Kerja
- Kedudukan
yang ingin di capai perusahaan ( citra )
Selain itu ada beberapa
faktor-faktor yang menentukan tingkatan kompensasi yaitu tecantum dalam gambar
berikut : (MNJ.99).
1. Penetapan
Harga jabatan
Pada akhirnya
perusahaan perlu menetapkan struktur imbalan/ kurva imbalan untuk semua jabatan
yang ada dalam perusahaan tersebut, mulai yang paling rendah sampai yang paling
tinggi.Evaluasi jabatan atau penilaian jabatan adalah suatu proses yang
sistematis dan teratur dalam menentukan nilai suatu jabatan, relatif terhadap jabatan - jabatan lain yang ada dalam satu
perusahaan. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk menentukan tingkat upah
yang tepat dan adil diantara jabatan -
jabatan yang ada.
Langkah-langkah evaluasi jabatan :
1.
Mengumpulkan inforrnasi tentang jabatan (dengan menggunakan kuesioner, wawancara
langsung ataupun pengamatan) dan kemudian menyusun informasi tersebut menjadi
uraian jabatan dan Spesifikasi jabatan. Langkah nomor 1 ini biasa dikenal
dengan sebutan Analisa jabatan.
2.
Menetapkan nilai relatif dari masing-masing jabatan dengan cara mempelajari Uraian
jabatan dan Spesifikasi jabatan tersebut.
D. Kompensasi insentif
Insentif adalah pemberian upah diluar gaji pokok yang
dimaksudkan untuk meningkatkan produktifitas karyawan. Insentif sebenernya
salah satu bentuk motivasi yang dinyatakan dalam bentuk uang.
Beberapa sifat
dasar insentif yang harus dipenuhi agar sistem upah insentif dapat berhasil,
sifat-sifat tersebut yaitu :
a.
Pembayaran
hendaknya sederhana sehingga dapat dimengerti dan dapat dihitung oleh karyawan sendiri.
b.
Pengghasilan
yang diterima pegawai hendaknya langsung menaikkan output dan efisiensi
c.
Pembayaran
sebaiknya dilakukan secepat mungkin.
d.
Standar
kerja sebaiknya ditentukan dengan dengan hati-hati.
e.
Besarnya
upah normal dengan standar kerja per jam hnedaknya cukup merangsang pekerja
untuk bekerja labih giat.
III.
Komputerisasi kompensasi
Sekarang
ini, teknologi informasi sudah berkembang sangat pesat dan teknologi ini dapat
diandalkan untuk membantu manusia dalam mengatur organisasi/perusahaan. Komputer
dan komunikasi data menjadi peralatan standar untuk membantu manusia bekerja
lebih cepat dan teliti
Biasanya
bagian departemen SDM dan bagian keuangan hanya terdiri dari sedikit orang yang
harus mengatur seluruh administrasi kepegawaian. Mereka hanya mempunyai waktu
yang sedikit untuk menghitung gaji yang harus dibayarkan, termasuk di dalamnya
menghitung seluruh komponen gaji lalu mendistribusikan slip gaji kepada tiap
pegawai. Bagi mereka, hal ini merupakan pekerjaan rutin di setiap akhir bulan.
Sistem komputerisasi mengubah sistem
penggajian manual; perhitungan gaji, pinjaman, biaya ganti pengobatan, bonus
prestasi kerja dan lain sebagainya menjadi sebuah sistem yang lebih cepat,
akurat melalui sebuah proses data digital. Proses yang bekerja secara otomatis
ini akan membantu dalam mengurangi beban kerja, membuat laporan secara cepat
sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja sehingga menjadi lebih efisien.
A.
Database dalam model kompensasi penggajian
Definisi
basisdata adalah kumpulan data terpisah yang dapat digunakan bersama oleh
sistem-sistem aplikasi yang berbeda. Dengan kata lain basisdata adalah kumpulan
data-data yang terpisah dan saling terkait satu sama lainnya (dinyatakan oleh atribut dan struktur datanya serta
relasinya) dalam membentuk sebuah informasi
(Prahasta, 2001).
Database yang
digunakan untuk Penggajian mencakup
data-data antara lain: golongan ruang kepangkatan, biodata pegawai, daftar gaji
pokok, penanggungjawab penggajian, , tunjangan wajib, tunjangan jabatan,
potongan wajib, potongan khusus pegawai, dan rincian komponen gaji.
Adapun langkah-langkah dari
proses transformasi data adalah sebagai berikut :
1. Capturing of date
Pengumpulan data dengan
mencatat data yang dirasa perlu dan ada hubungannya dengan tugas yang dijalankan
dan masih merupakan data mentah.
2. Veryfying of date
Memeriksa kebenaran catatan
atau data yang ada, setelah ada pembuktian
bahwa data telah benar dan tepat maka diolah menjadi informasi.
3. Classifying of date
Mengklasifikasikan data
yang dikumpulkan dalam berbagai kelompok sesuai dengan keinginan sipemakai atau
orang yang memerlukan data.
4. Aranging of date atau
sorting
Menempatkan atau
penyempurna data kedalam urutan-urutan khusus sesuai dengan kebutuhan
sipemakai.
5. Summaring of date
Data yang telah dikumpulkan
disingkatkan dan disusun menjadi laporan secara logika atau berdasarkan
matematika.
6. Sorting of date
Penyimpanan data bentuk
laporan-laporan yang dapat disebut atau disimpan kembali pada saat data
tersebut diperlukan.
7. Retrieving of date
Mengambil kembali data yang
telah disimpan untuk memperoleh informasi.
8. Communicating
Bermanfaat untuk
mentransfer data dari suatu tempat kelompok lain.
9. Reproducing
Memperbanyak data sesuai
dengan kebutuhan, dengan jalan fotocopy atau magnetick disk.
Dengan
langkah-langkah dalam proses transformasi data tersebut diatas pada hakekatnya
ada beberapa metode yang dapat dipergunakan untuk memproses data menjadi
informasi yaitu dengan mengunakan komputer. Jika seseorang meminta untuk melihat
suatu sistem informasi dari organisasi, yang ditunjukkan adalah komponen
fisiknya, pertanyaan apa saja yang diproses oleh komponen tersebut dapat
dijawab dengan fungsi pengolahan atau dengan keluaran-keluaran sistem.
KESIMPULAN
Sistem informasi
sumberdaya manusia digunakan untuk menyiapkan statistik sumberdaya
manusia dan menganalisis keluarnya tenaga kerja atau karyawan atau inefisiensi
sumberdaya agar forecast kebutuhan dan suplai dapat dibuat dan perbandingan
dilakukan antara jumlah yang dianggarkan dan jumlah yang sesungguhnya. Sistem
informasi memiliki peranan penting dalam mendukung fungsi SDM khususnya yang
berada di dalam dapartemen
SDM bagian administrasi kompensasi. Dalam proses kerjanya penentuan dan
perencanaan kompensasi dituntut untuk dapat bekerja dengan cepat, tepat, dan
akuran .
oleh karena,
maka perlu adanya suatu sitem informasi guna mendukung hal tersebut, salah satu
bentuk sistem informasi yang digunakan untuk penentuan kebijakan kompensasi
adalah evaluasi jabatan. Selain itu penggunaan teknologi informasi dalam
kebijakan kompensasi sangat diperlukan karena di zaman sekarang ini tingkat
persasingan semakin tinggi dan kebutuhan akan data-data internal dan eksternal
organisasi menjadi salah satu penentu kemajuan perusahaan, data-data tersebut
tentunya memerlukan suatu aplikasi yang dapat mendukung sebuah sistem
informasi.
